Team Financiën

Doel van de rol

De penningmeester is ook lid van het bestuur en focust zich op het financiële overzicht en beleid van VVA.

De rol combineert overzicht en sturing met een deel uitvoering. De penningmeester werkt nauw samen met de assistent-penningmeester en het contributie-team.

Taken

• Coördineren van het Team Financiën en zorgen voor onderlinge afstemming

• (Samen met assistent) Verwerken en betalen van facturen en declaraties (in Exact)

• (Samen met assistent) Goedkeuren en uitvoeren van betaalbatches (ING)

• Het financiële overzicht houden en inbrengen bij bestuursvergaderingen

• Contact onderhouden met de boekhouder (Dauriard van Noord)

• Opstellen begroting en contributievoorstel (samen met bestuur)

• Presenteren jaarcijfers en begroting tijdens ALV (samen met boekhouder)

Tijdsbesteding

• ± 2 uur per week (uitvoering en afstemming, samen met assistent)

• Bestuursvergadering: 1x per 6 weken

• Extra inzet in april/mei (begroting en ALV)

Doel van de rol

De assistent-penningmeester ondersteunt in de dagelijkse financiële administratie en zorgt samen met de penningmeester voor continuïteit.

Taken

• Beheren van de mailbox en beantwoorden van vragen (excl. contributie)

• Inboeken van inkomende facturen in Exact

• Verwerken en betalen van facturen en declaraties

• Signaleren van ontbrekende facturen

• Meedenken over verbeteringen in processen en werkwijze

• Afstemmen met penningmeester over betalingen en prioriteiten

Tijdsbesteding

• ± 1–2 uur per week

• Betalingen kunnen in overleg worden verdeeld (bijv. om en om)

Doel van de rol

Verantwoordelijk voor een soepele en tijdige contributie-inning en beantwoorden van vragen van leden (op basis van bestaand beleid).

Taken

• Verwerken van ledenlijsten (Sportlink → Excel/checklist)

• Aanmaken en beheren van leden en facturen in Exact

• Controleren en toevoegen van machtigingen

• Versturen van contributie facturen (batchgewijs)

• Afstemmen met penningmeester voor incasso-opdrachten (ING)

• Monitoren van betalingen via Payt

• Opvolgen van openstaande contributies (alleen via Payt)

• Beantwoorden van contributie vragen via Payt

• Penningmeester op de hoogte houden van status en wensen rondom communicatie richting leden (denk aan de Community of nieuwsbrief)

Tijdsbesteding

Piekmomenten

• September: ledenlijst + facturatie (± 2–3 avonden)

• Januari: nieuwe leden + tweede facturatieronde (± 2 avonden)

Doorlopend

• Oktober & februari: inning

• Overige maanden: controle en nazorg (± 1–2 uur per 2 weken)